2023/09/13

勤怠を自社で管理するために必要なこと

勤怠を自社で管理するためには、以下の3つのステップが必要です。

1.勤怠管理の目的と目標を明確にする
2.自社の状況に合わせて勤怠管理の方法を選定する
3.勤怠管理を運用し、改善を続ける


1. 勤怠管理の目的と目標を明確にする

勤怠管理の目的は、大きく分けて「正確な給与計算を行うこと」と「従業員の健康を守ること」です。また、近年ではテレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が広まっていることを受け、勤怠管理の目的も変化しています。
まずは、自社の勤怠管理の目的と目標を明確にしましょう。目標を明確にすることで、適切な勤怠管理方法を選定しやすくなります。


2. 自社の状況に合わせて勤怠管理の方法を選定する

勤怠管理の方法は、大きく分けて「タイムカード」「Excel」「勤怠管理システム」の3つがあります。

タイムカードは、最もシンプルな勤怠管理方法です。しかし、打刻忘れや改ざんのリスクがあり、給与計算や労働時間管理に手間がかかります。
Excelは、タイムカードよりも柔軟に勤怠管理ができますが、手入力やデータ転記の手間がかかります。また、セキュリティ面での不安もあります。
勤怠管理システムは、タイムカードやExcelの課題を解決できる便利なツールです。しかし、導入コストや運用コストがかかります。

●楽勤はExcelの柔軟性を兼ね備えつつ、これまで必要だった手入力を勤怠システムと同じように自動化させたツールです。
そのため、手入力による転記ミス減らすことができ、従来と同じ管理を行うことができます。

自社の規模や勤務体系、予算などを考慮して、適切な勤怠管理方法を選びましょう。


3. 勤怠管理を運用し、改善を続ける
勤怠管理システムを導入しても、運用を適切に行うことが重要です。従業員への周知や教育、定期的なチェックなどを徹底しましょう。

また、勤怠管理システムを導入したからといって、勤怠管理が完璧になるわけではありません。実際に運用しながら、課題や改善点を洗い出し、改善を続けることが大切です。
具体的には、以下の点に注意して勤怠管理を運用しましょう。

・従業員への周知と教育
・定期的なチェック
・課題や改善点の洗い出しと改善

勤怠管理は、企業の労働基準法遵守や従業員の健康管理に欠かせない重要な業務です。自社に最適な方法で勤怠管理を運用し、労働環境の向上に努めましょう。

2023/08/24

勤怠をGASで自動集計する３つのメリット

勤怠をGASで自動集計するメリットは、大きく分けて以下の3つです。

１．手作業の省力化
従来の勤怠管理は、タイムカードやExcelなどのツールを使って手作業で集計するのが一般的でした。
しかし、これは時間と手間がかかり、ミスが発生するリスクもあります。
GASを利用すれば、勤怠データの取得から集計までを自動化できるため、手作業の省力化が図れます。

２．データの正確性の向上
手作業で勤怠データを集計する場合、入力ミスや計算ミスが発生する可能性があります。GASを利用すれば、データの取得から集計までを自動化できるため、データの正確性が向上します。

３，データを分析・活用できるようになる
従来の勤怠管理は、Excelなどのツールで集計、管理を行うのが一般的でした。
しかし、Excelはデータ分析に特化したツールではありません。
GASを活用すれば、入力を行う必要もなく自動で集計させることができます。
さらにBIツールやデータベースなどに連携できるため、データの分析も可能です。

具体的なメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

・勤怠データの集計にかかる時間を大幅に削減できる
・集計ミスのリスクを軽減できる
・勤怠データの分析・活用が容易になる
・勤怠データの活用による業務改善につながる

勤怠管理にGASを利用することで、
人事労務担当者の負担を軽減し、
業務効率化やデータ活用を促進することができるようになります。

2023/08/18

勤怠管理システムを内製化することのデメリット

こんにちは。

今日は、勤怠管理システムを内製化することでのデメリットについて考察していきます。

勤怠管理システムの内製化で起こるデメリットは主に以下の3点です。
デメリット①：不具合への対応が必要
デメリット②：管理が属人化しやすい
デメリット③：法律改正やセキュリティへの対策

それぞれ詳しく見ていきます。


デメリット①：不具合への対応が必要
これがメインのデメリットと言っても過言ではありません。
勤怠管理システムを内製化する際、システムに不具合やバグが生じる可能性があります。

システムが正しく機能しないと、従業員の勤怠記録が正確に管理されなかったり、
給与計算に影響が出たりする可能性があります。

不具合が発生すると、その修復作業やテストなどに時間とリソースが必要となります。
特に大規模な不具合が生じた場合、業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
これは、システム導入理由の一番にくるはずの「簡単に管理する」とは真逆のことが起こっています。


デメリット②：管理が属人化しやすい
内製化したシステムの開発や運用は、特定の技術者やチームに依存することがあります。
そのため、その技術者やチームが退職したり、他のプロジェクトに配置転換されたりすると、システムの管理が困難になる可能性があります。
これにより、システム全体の知識が限られた人々に集中し、運用や保守の継続性が脆弱になる可能性があります。


デメリット③：法律改正やセキュリティへの対策
勤怠管理には法律や規制が関わることがあり、
それらの法律が改正された場合にはシステムも適切に対応する必要があります。

また、セキュリティに関しても従業員の個人情報や労働情報が含まれるため、
十分なセキュリティ対策が必要です。

法律やセキュリティ基準の変更に迅速に対応しないと、
法的なリスクやデータ漏洩の可能性が高まることがあります。


これらのデメリットは、勤怠管理システムを内製化する際に考慮すべき重要なポイントです。
デメリットの回避や軽減策を検討することで、内製化の成功確率を高めることができます。

楽勤では、これらのデメリットを最小にするために、
購入者サイトからいつでも最新版のフォーマットをダウンロードして使えるようにしています。

これなら不具合への対応や、専任の担当者がいなくても
簡単に内製化の体制を構築することができます。

2023/08/09

自社でシステムを構築、運用ができると得られる壮大なメリット３つ

こんにちは。
今日は、本質的なお話をしたいと思います。

現在ある勤怠システムの多くは
クラウド型と呼ばれる、システム会社のプラットフォームで
勤怠の集計を行うものです。

逆に、自社でサーバーなどにプラットフォームを構築する
オンプレミス型というものは、従業員規模が1000人以上といった
大企業向けの仕組みになります。

つまり、
大企業ほど、自社でプラットフォームを構築を行い
会社にあった管理をする傾向にあります。

楽勤で自社システムを構築、運用を行うと得られるメリットは以下の通りです。

メリット①：圧倒的なお金の節約ができる
メリット②：圧倒的な時間の節約ができる
メリット③：簡単に運用できる仕組みを構築できる

順番に解説していきます。

『メリット①：圧倒的なお金の節約ができる』
楽勤は、Googleの仕組みを活用して勤怠の自動集計をさせるため、この仕組みを内製化することで、本来であれば毎月かかってくるはずのシステムを『全部無料』で行うことができ、さらに、めんどうな集計作業がすべてなくなります。

少なくともクラウド型の勤怠システムは
初期費用：1万円～10万円程度と
月額費用：1人あたり100円～300円／月
といった経費が必要になってきます。

これは自社で管理をする人件費以外に、外部のシステムにかかる費用なので、規模の小さい会社であれば「タイムカードをエクセルで入力して集計をする」という管理が、まだまだ主流なのもうなずけます。


『メリット②：圧倒的な時間の節約ができる』
楽勤は、導入と同時にすぐに使い始めることができます。
そのため、集計作業のための入力や確認といった手間がなくなります。

人間が行う作業はミスがあることが前提で確認を行う必要があるため、
入力作業と入力内容の確認は別で行う必要があります。

その部分がなくなるだけで、作業効率は圧倒的に削減できます。


『メリット③：簡単に運用できる仕組みを構築できる』
基本的に、勤怠の管理に必要な数字は決まっています。
そのため、どのシステムを使っても、10-3＝7のように同じ数字が出てきます。

しかし、管理面では、各社欲しい数字は違います。
例えば、「残業40時間を超えた場合、評価に影響を与える」という管理を行う場合には、残業時間43.25時間という合計の数字ではなく、オーバーした「3.25」という数字が欲しいといった状況が生まれます。

つまり、会社によって『出て来て欲しい数字』は細かいところで違っているため、ある程度簡単に編集できなければ、再度エクセルに落とし込んで管理をするといった手間が発生します。

これでは、せっかく導入したシステムも最大限のパフォーマンスが発揮できません。

実際、以前あったこととして、システムに合わせて『就業規則を作りなおした』なんて事例もありました。
それでは、せっかくシステムを導入したのに、さらに労務士に就業規則の修正費を支払うなど、本末転倒ですよね。

そうした事実を知らず、安易にシステムの導入を行うと、後々めんどうなことが起きてしまうため、ある程度自社で運用が行えるシステムである必要があります。

システムを扱うのに重要なことは、大それた仕組みではなく、自社にあった運用ができるかどうかがです。


以上、自社でシステムを構築、運用ができると得られる壮大なメリット３つでした。

2023/08/01

勤怠システムを導入する上で あらかじめ考えておくべき３つのこと

こんにちは。

今日は勤怠システムを導入する上で
あらかじめ考えておくべき３つのこと
についてお話します。

弊社はもともと、
運送会社の勤怠管理システム化したところから
事業としてスタートしました。

その中で、気が付いたこととして共有させていただきます。

結論としては
・そのシステムは欲しい数字がでてくるのか？
・そのシステムは誰でも扱えるのか？
・そのシステムは結局安くなるのか？

という点です。


詳しく見ていきましょう。


もともとうちの運送会社は、エクセルを使って勤怠管理をしていました。

毎日、30かけて全員のタイムカードをエクセルに入力し
その確認作業を３人で行うという
なんとも原始的な管理体制を20年以上も続けていたのですが

当然のように
何度もシステムの導入の話しは浮上しました。

しかし、そのたびに
「とりあえず保留で、、、」
と話しが前に進むことはありませんでした。


なぜか？

運送会社は、全員の仕事時間がバラバラで
その日の夜勤と、翌日の昼勤の人が
同じ時間帯に働いているという
なんともカオスな状況が当たり前にあります。

早いと、AM1：00から働き始め
夜勤は、翌AM4：00に終わるといった感じで
単純なタイムカードのような仕組みでは
出勤と退勤の日付がズレてしまいます。


そのため、比較的高めのシステムでないと
対応していないことが多かったというわけです。

しかし、一人ひとりの計算式としては
退勤ひく出勤の時間を計算しているだけなので
なんとも言い難い感じで保留の判断が続きました。


また、システムを導入しようと検討した際
扱う人のスキル問題がありました。

エクセルに入力する程度の技量はあっても
システムに対応できるのがその人だけになると
担当者以外わからないという属人化の恐れがあったのです。


小さい会社なので
確認する人にとっても、確認をお願いする側にとっても
その人以外わからないという状況は避けたかったところがあります。


さらに言えば、
やっている計算は単純なのに、
時間帯が混ざっているというだけで
少し高いシステムにしなければいけなかったという点で

結局、効率化はできても
経費は削減にあまりつながらないことが

費用対効果が分かりずらかったため
なら、現状のままでいこう
という判断になっていました。


つまり、、、


そのシステムは欲しい数字がでてくるのか？

そのシステムは誰でも扱えるのか？

そのシステムは結局安くなるのか？


という３つ点で弊社は判断しました。


その結果、、、

『現状使っているエクセルに、
時間をとばすという簡易システム』
をつくってしまおうということになったのです。

楽勤は、特別大掛かりなシステムではありますが
費用対効果を最大限にする点に関しては自信があります。

なんせ、もとがエクセルなので
簡単にカスタマイズが可能だからです。

いったん
それぞれの会社にあった計算式入れてしまえば
給与計算もそのまま可能だったりするので
カスタマイズ性は抜群です。

これは、通常のクラウド型のシステムではなかなかできません。

システムを検討する際には、
・そのシステムは欲しい数字がでてくるのか？
・そのシステムは誰でも扱えるのか？
・そのシステムは結局安くなるのか？
ぜひ、こちらの３点を気にしてみてください。