2024/01/12

大手のシステムと比べて楽勤は実際のところどうなのか？

勤怠の管理に携わるようになり独自にシステム化を重ねてきた私ですが、
そんな独自システムでも、お褒めの言葉をいただくようになり
身近な会社の勤怠管理のシステム化のお手伝いをすることも増えてきました。

最近では、少しずつモニターとして導入していただく企業様もでてきて、
実際のところ、大手のシステムを導入するのとどうなんだろう？
との疑問にお答えすることも増えてきたので本音ベースでお伝えしていこうと思います。

価値提供としてお金をいただく以上、
他の勤怠管理システムがどうなっているのかという点に関して

私は市場調査として
実際にいくつかのシステムを使ってみたり説明を聞いたうえで楽勤をお勧めしています。


私自身、自分で改善していきたいという思いが強いため
楽勤のシステムを自分で構築して改善を繰り返しているわけですが、、

大手のシステムでは、楽勤ではとてもではないけれど
真似できない自動化ができるものもあります。


実際、少し高いですが
大手のシステムでお勧めだと感じるのは「freee」さん一択です。

話を聞いてみても「freee」さんの提供している
人事労務システムは、税理士も労務士も必要なくなるくらいのことが
システム内で完結させることができます。


それでも、私は楽勤での方法で管理をしているのですが、
楽勤できることから費用を追加してシステムを導入しても
自分の負担はあまり変わりそうになかったからです。


たしかに全体的な自動化は工数の削減につながりそうだと感じました。
しかし、従業員の入社手続きから、勤怠の設定に関しては
やり方が違うだけで、入力しなければいけない項目は、同じような項目を入力する必要があります。

従業員から集める資料も、データでもらうか紙で貰うかの違いで
結局、やることはかわりません。

その後、資料が揃い役所に届ける部分がボタン1つで完結するところは
『すごい！』と感激すらしましたが、
実際のところ、それで労務士さんや税理士さんを断ってまで
自分たちだけで完結させようとはあまり感じませんでした。

なぜなら、仕業を生業にしている専門家のアドバイスは
会社の運営に関わる重要事項だと感じているからです。


たしかに、データに関しては
数字さえしっかりしていれば、同じ法則に則り数字を導くため同じ結果が出てくるのですが

「その手前の数字がしっかりしているのか」
という部分に関しては、どうやっても人が設定したものが前提になります。


そのため、
専門家のアドバイスを必要とせずとはならない、と感じてしまいました。

例えば、法改正で最低賃金が変わったことを知らずに
“システム”に、時給800円を設定していたとすると
どんなに優れたシステムであろうと、法律違反の結果がでてきてしまいます。

そのため、私は自分たちで確実にできる部分のシステム化に徹することにしたのです。


つまり、システム代は自分たちで構築したもので改善して費用を抑えるけれど、
専門家への顧問料はお支払いして、アドバイスをもらうことで
管理体制のレベルの底上げをしていく、というスタンスをとっています。


自動化できる部分に関しては、大抵のことは大手のシステムと同じようなことを自分たちで構築できるので
現状は楽勤という手段は大いにありだと感じます。

2023/12/19

打刻漏れが引き起こすリスクについて

普段何気なく行っている打刻ですが、
従業員の打刻漏れがどのようなリスクを引き起こすか考えたことはありますか？

今日は、その際にリスクについて考えてみます。

まずははじめに、打刻漏れがあった場合、
その従業員に対して訂正や確認を依頼する必要があります。

打刻漏れが日常的になっている会社では
修正することが当たり前になってしまい、

勤務時間の正確な把握ができなくなるばかりではなく
修正が当たり前になると不正につながりやすくなります。

正確な勤務時間とのズレは、給与の支払いとのズレになりますので
法令違反という大きなリスクにつながります。

また、集計の工数が増えることになるため生産性への影響にもつながります。

労務管理には、何気ない業務の中に多くのリスクがあるので
簡単に管理ができるシステムの導入が必要です。

ただ、大がかりなシステムである必要はないので
会社の規模にあったシステムの検討をしてみてはいかがでしょうか？

2023/12/12

打刻漏れやミスを防ぐ対策について

打刻漏れやミスは、労務管理上において大きな課題のひとつです。

打刻漏れがあると勤怠管理が正確に行われず、
給与計算や勤務時間にズレがでてしまいます。

そのため、打刻ミスがあると、
従業員の労働時間や賃金に誤りが生じる可能性があります。

打刻漏れやミスを防ぐためには、以下の対策が有効です。
・打刻方法を見直す
・打刻を忘れないような環境づくりをする
・ミスを検知する仕組みを導入する


具体的な対策としては、以下のようなものが挙げられます。
・タイムレコーダーを従業員の立ち寄りが多い場所に設置する
・出勤・退勤時に打刻することを徹底する
・打刻を忘れないように、スマートフォンのアラームや予定通知機能を利用する
・自分の作業場にメモを貼っておく
・打刻漏れやミスのあった従業員に注意喚起する

打刻漏れやミスは、従業員一人ひとりの意識と行動によっても防ぐことができます。
打刻の重要性を理解し、打刻漏れやミスを起こさないように心がけることが大切です。

また、打刻漏れやミスが発生した場合は、速やかに原因を特定し、再発防止策を講じることが重要になります。

2023/11/16

勤怠時間の管理は適正に管理しなければ、いざという時に会社側が指摘されてしまいます

勤務時間の適正管理は、労働基準法によって定められた会社側に課された義務です。
そのため、管理をおろそかにしてしまうと、その責任を問われる事態に発展しかねません。

そもそも、勤怠を管理する理由は
『従業員の就業状況を適正に把握して、就業規則に基づいた給与計算を適切に行う』ためです。

今回は、会社を守るという視点で、
勤怠管理の重要性についてまとめていきます。


勤務時間の管理をする際に起こる問題点としては、主に以下の４つです。

・集計作業が大変
・入力ミスやチェックミスによる給与計算ミスが起きる
・法改正にともなう対応が必要
・従業員による不正も考えられる

これらに適切に対応することで、
『従業員の就業状況を適正に把握して、就業規則に基づいた給与計算を適切に行う』ことができるのです。


ただ、これらの管理は決して難しいことではなく、単純にめんどくさい部分になるので、
多くの会社ではシステムに頼る管理をすることになります。

集計さえ正しくできれば、ほとんどの問題は解決するため
自社で集計できるシステムを構築すれば、コストを大幅に削減できることになります。

2023/11/09

勤怠管理のシステムは自社で作れるの！？

勤怠管理システムは、意外と簡単につくることができます。

システムをつくるためのステップは

１．集計表をつくる
２．出退勤の送信フォームをつくる
３．GASでつなぐ

という流れになります。

集計表はエクセルで作ったものがあれば、それをスプレッドシートに変換します。
送信フォームはGoogleフォームを使います。

GASでつなぐには、「JavaScript」というプログラミング言語を習得する必要がありますが、
実際には一般的なプログラミング言語ですので、習得が不可能というものではありません。

難しい部分だけ外部委託する、ということでも製作することは可能です。

集計を手作業に頼る勤怠管理では、入力ミスによる集計間違いが起きたり
人による確認作業では、結局、確認もれが発生します。

給与支払いのミスは会社の信用を失う重大案件ですので、
集計の自動化に挑戦してみるのはお勧めです。